2025-05-08

役職者リストの活用術 ― アプローチの“精度”を高める方法

BtoB 営業・マーケティング　コラム

営業活動において「誰に、何を、どう届けるか」は常に重要なテーマですが、その起点となるのがリストです。企業名や部署名だけではなく、個人の氏名や役職名まで含まれた「役職者リスト」は、対象が“組織”から“人”へと明確にフォーカスされているという点で、営業の可能性を広げてくれる存在です。

しかし、いくら情報の粒度が細かくても、それがそのまま成果につながるとは限りません。実際には「精度の高いリストがあるのに、なぜか動けない」「名前はあるが、アプローチが定まらない」といった悩みも少なくありません。

役職者リストの本当の価値は、“正確さ”そのものではなく、それを使って何を考え、どう動けるかにあります。

本稿では、役職者リストを営業・マーケティング活動の中でどう活用すれば、より精度の高いアプローチにつなげられるのか、その考え方と視点を整理します。

名前がわかるだけで変わるもの

役職者リストの最大の特徴は、アプローチの対象が“具体的な誰か”として立ち上がってくる点にあります。企業名や部署名だけでは、どうしても相手は輪郭のない集合体にとどまってしまいますが、氏名と役職があることで、アプローチは一気に個人レベルのものになります。

たとえば、「マーケティング部 部長」という情報に対してアプローチを考えるのと、「佐藤太郎・マーケティング部 部長」に対して考えるのとでは、接し方そのものが変わってきます。名前が見えることで、人となりを想像しやすくなり、話しかける内容や伝えるべき言葉にも解像度が生まれます。

つまり、営業や発信における“言葉選び”の出発点が変わるのです。

これは単に表記の違いではありません。「佐藤部長」に話すつもりで準備するのか、ただ「部長職の人」に話すつもりで準備するのか。その違いが、メール一通、資料一枚の中身を分け、結果として相手の反応を分けていきます。

役職者リストを使うことで、アプローチの出発点が“対象リスト”ではなく“対話リスト”に変わっていく、という言い方もできます。ただの抽出対象ではなく、この人とどう話すかを考える一覧と捉えると、情報の扱い方も変わってくるはずです。

一方で、どれほど精緻なリストを使っていても、「なんとなく安心感はあるけれど、成果にはつながっていない」と感じる場面もあります。その背景には、名前が見えることで“動いた気”になってしまう落とし穴や、リストの読み方そのものにある思考の偏りが隠れていることもあります。

役職者リストを活かすために必要な“前提”

氏名と役職が明記されたリストを手にしたとき、多くの人は「これでアプローチがしやすくなる」と感じます。それは間違いではありません。ただし、名前があるからといって、それだけで成果が近づくとは限らない、という点は見落とされがちです。

まず押さえておきたいのは、名前と役職が判明しているということと、その人物に実際にアプローチできる状態であることは別だという点です。連絡先がある、所属部署が明らかである、肩書が役職者である。たとえそうであっても、その人が今、話を聞く状況にあるのか、自社に関心を持ちうる立場なのか、あるいは直近で別の接点がすでにあるのかどうかなど、行動の判断に必要な情報は他にも多くあります。

役職者リストを扱ううえでは、次の2点を前提として意識しておく必要があります。

一つは、「情報の鮮度」です。役職や所属などの情報は、急に使えなくなるほど大きく変化するわけではないものの、一定の時間が経つことでズレが生じることはあります。特に、更新から2年以上が経過しているような情報は、実務的な観点から見ても、役職変更や異動などの影響を受けやすくなります。情報が古すぎると、せっかくのアプローチもすれ違いになりやすく、成果にはつながりにくくなってしまいます。

もう一つは、「背景情報の有無」です。氏名と役職だけでは、その人物にまつわる文脈が見えてきません。過去にどのような接点があったか、業界内での立ち位置はどうか、社内での影響力はどの程度か。そうした情報があるかないかで、アプローチの方向性や言葉の選び方が変わってきます。

とはいえ、全員分の詳細なプロファイルを調べ上げることは現実的ではありません。そこで重要になるのが、どこまでを“準備の範囲”とするかの線引きです。必要最低限を見極めたうえで、「相手の輪郭をぼんやりとでも描ける状態」まで持っていければ、十分に実用性のあるリストとして機能します。

リストを活かすとは、つまり情報の“正確さ”と“背景理解”のバランスをとることです。そのためには、情報の有無だけで判断せず、その情報が今の行動にどうつながるかという視点を持っておく必要があります。

役職者リストが「ただの連絡先一覧」になってしまうとき

氏名や役職名まで含まれたリストを見たとき、多くの人は「情報が整っている」「すぐに動けそう」と感じます。しかし、その情報が実際のアプローチにどう活かされているかを見ていくと、意外なほど“使われ方に差がある”ことに気づきます。表面上は整ったリストでも、現場では単なる「宛先一覧」になってしまっているケースも少なくありません。

ありがちなのは、リストにある名前に向けて、同じ内容のメールや電話を一斉に行うようなケースです。たとえば「○○部門の部長クラスに案内を送る」という方針のもと、文面も話し方も統一されたアプローチが展開される。しかしこのとき、氏名が入っているにもかかわらず、その“個別性”がまったく活かされていないことがあります。

とはいえ、すべての相手に対して一件一件、内容を変えて対応するのは現実的ではありません。営業現場では、スピードや工数の制約が常に存在します。個別対応の徹底が現実離れしてしまう場面は多く、それを責めることはできません。

この矛盾をどう乗り越えるか。その鍵は、「一斉送信の中に“選ばれた感”をどう組み込むか」にあります。つまり、全体的には同じ構成・同じ主旨の案内であっても、文中の一文や件名、話し出しの一言に、相手の肩書や役割に応じた“共通点”や“関心の導線”をさりげなく差し込むだけで、受け手の印象は大きく変わります。

役職者リストは、その“設計”に必要な情報を最初から持っています。たとえば、同じ部長でも営業系か管理系かで関心事は異なりますし、役職によって判断軸も変わってきます。相手一人ひとりに異なる文面を用意せずとも、リストの持つ粒度を活かして「まとまりごとに響く伝え方」を設計することは可能です。

重要なのは、「情報があるから動く」のではなく、「動くために情報をどう見るか」という姿勢です。リストは行動の引き金であると同時に、行動を調整する材料でもあります。役職者リストを、ただの名簿として扱ってしまえば、せっかくの情報も埋もれていきます。

完璧な個別対応ができなくても、伝わり方は変えられます。情報を“使い切る”のではなく、“使いどころを見極める”という発想こそが、営業の現実に即した活用のあり方と言えるでしょう。

名前から“話のきっかけ”をどう生むか

役職者リストを活用するうえで、最も実感しやすいのは「話の糸口が見つけやすくなる」ことです。たとえば、相手の役職から想定される業務上の関心や、部署名から読み取れる問題意識、あるいは過去の接点から見える期待値など、名前があることで会話の入り口を探す手がかりが増えます。

もちろん、リストに書かれているのは限られた情報です。氏名、役職、部署名。そこからわかることは多くありません。それでも、少なくとも「この人に、自社のどんな話が響きやすそうか」を考える視点を持つことはできます。

たとえば、同じ「経営企画部長」という肩書であっても、製造業とIT企業では、その立場にある人が期待していること、あるいは関心を持っているテーマは異なってくることがあります。また、肩書が部長なのか室長なのかといった表記からも、組織構造や意思決定の範囲について、想像できる部分があります。そうしたわずかな差異が、アプローチ時の“前置き”や“問いかけ”の精度に影響を与えることが少なくありません。

ここで重要なのは、相手の情報を深掘りすることではなく、「今ある情報から、相手の視点をどう想像するか」に集中することです。すべてを調べ尽くすのではなく、ひとつの情報から相手の立場や状況を“仮に描いてみる”。その習慣があるかどうかで、同じリストでも展開できるアプローチの幅が変わってきます。

また、「氏名」があること自体が、話しかけるハードルを下げる効果も持っています。人は名前で呼ばれると、それだけで相手との心理的な距離が縮まります。たとえば電話であれば、「○○部長はいらっしゃいますでしょうか」といった一言があるだけで、印象は大きく変わります。

営業や案内の場面で求められるのは、「こちらが話したいこと」を伝えるだけではなく、「相手が聞いてもよいと思える流れ」をつくることです。その流れの起点になるのが“話のきっかけ”であり、それをどれだけ自分たちで設計できるかが成果に直結します。

役職者リストは、そうした設計を考えるうえでの手がかりを、あらかじめ備えている素材です。単なる情報として眺めるのではなく、「ここから何が読み取れるか」「何が試せるか」という目で見ることが、リストの活用価値をさらに高めていきます。

まとめ ― 役職者リストを“行動の軸”として使うには

氏名や役職名まで明記されたリストは、営業活動において非常に強力な武器になります。ただ、それは「持っていれば成果が出る」という類のものではありません。情報の精度が高いほど、その使い方や向き合い方が問われるようになります。

本稿で見てきたように、役職者リストの価値は、対象を“誰に”届けるのかを具体的に描ける点にあります。企業や部署ではなく、「あの人」にどう伝えるかを考える起点になる。その意味で、この種のリストは「行動を始めるための資料」であると同時に、「行動の質を調整するための指標」としても機能します。

一方で、リストを単なる連絡先一覧として使ってしまえば、相手の名前が見えているにもかかわらず、画一的なアプローチになり、むしろ逆効果になってしまうこともあります。完璧な個別対応が難しい現場だからこそ、少ない情報の中から相手の視点を想像し、言葉のトーンや内容の優先順位を調整していく姿勢が求められます。

また、営業活動は常に“動きながら考える”側面を持っています。最初から全情報を揃えてから動くのではなく、動く前提でリストを見る。役職者リストは、そうした動的な活動を支える基盤として使うべきものです。

リストの目的を「絞り込みのための一覧」ではなく、「対話を設計するための土台」として捉え直すこと。それができれば、情報の解像度以上に、アプローチの解像度が上がっていきます。

どれだけ整ったリストでも、それを活かすのは使い手次第です。情報を揃えることがゴールではなく、そこから何を読み取り、どう動くか。役職者リストは、その問いを営業やマーケティングの現場に投げかけてくれる存在でもあります。