2022-02-25

営業リスト構築時の、データ作成に関するノウハウ

BtoB 営業・マーケティング コラム

自社で営業リストを構築する場合は、様々なデータソースより情報を取得し格納していくこととなります。リスト作成時は手早くデータを取得・格納していきたいところですが、営業リストの作成時に参照する各社Webサイト等は、それぞれ記載されている住所や電話番号について表記の仕方が異なります。作成した営業リストを他のデータと突き合わせてマーケティングに利用する場合等は、各項目の記載ルールが統一されていた方が何かと効率的です。

ここでは営業リストのデータ表記で注意するべき点と、ルール付けされたデータの登録・修正方法についてご説明します。

Ⅰ.データ表記で注意すべきこと

1.リスト全般

全角・半角

半角カナは何かとトラブルの元なので使用は避けるべきですが、英数字については、後から一括置換をかけるのも難しくないので、どちらを利用しても問題ないと考えます。ただし並べ替え等のデータ可用性の観点から、A社は全角表記、B社は半角表記というような混在したデータ作りは避け、統一させるのがリストの見た目的にも良いです。

2.企業名

①商号

企業リストに登録する社名は必ず商号を用いるようにしましょう(例:NECではなく日本電気株式会社)。「法人番号公表サイト」や「gBizINFO」等の政府系機関が運営するWebサービスは商号を用いることでデータを参照することができますが、通称等は利用できません。例えば「法人番号公表サイト」で「エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社」を検索すると法人番号が表示されますが、「NTTコミュニケーションズ株式会社」だと「該当するデータが存在しません」となります。

②空白文字 / スペース

弊社のWebサイトでも社名に空白文字(スペース)を入れていて恐縮ではありますが、英字間(例:YKK AP株式会社)以外では登記さていれる商号にスペースは入りません。スペースがあると長めのカタカナ名などは読みやすくなりますが、社名で何かを照合させるような業務をおこなうと、スペースのせいでうまくマッチしない場合があります。一方、通称等でスペースの入った社名の企業様宛にスペースのない社名でDMを送っても、正式な商号であるならば失礼にはあたりません。データ可用性の観点からも、企業リストに登録する社名は商号を採用する方がベターといえます。

③ハイフンのような文字

企業リストに限らず、文字データに対し何らかの処理をおこなう場合の鬼門の一つがハイフン(のような文字)です。表示フォントにもよりますが、見た目がほぼ同じな「横棒」が全く違う文字だということは十分にあり得る話です。ハイフン(のような文字)としては「-、-、ー、‐、‑、–、—、―、−、ー」が挙げられます(他にもあるかもしれません)。Web黎明期までは「-、-、ー、―」程度しか使われていませんでしたが、近年UTF-8という文字コードが一般的に使われるようになってから種類が増えてきました。このためか、一部のDM一斉配信サービス等では新顔のハイフンが文字化けすることがあるので注意が必要です。

企業サイトを例にすると、会社概要に新顔のハイフンを使用している「株式会社セブン‐イレブン・ジャパン」等が挙げられます。同表記を何らかのサービスに利用した場合文字化けを起こす可能性がある一方、上記に挙げた「法人番号公表サイト」では、この表記のままで検索が可能です。ただ、「法人番号公表サイト」では検索結果に社名も改めて表示されますが、そこでは「株式会社セブン-イレブン・ジャパン」と表示されます(こちらのハイフンは旧来からの文字)。

社名の表記に用いられている文字をコンピューター技術の都合から勝手に変えるのは恐れ多いところではありますが、政府機関もそうしているということを免罪符にして、社名のハイフンは「-」等に統一したほうが何かと安全です。

3.住所

①丁目、番地

住所表記は主に「東京都千代田区神田錦町三丁目21番地」「東京都千代田区神田錦町3-21」の2通りがあります。企業リストとしてはどちらを採用しても問題がありませんが、いずれかに統一している方がデータの可用性が高いです。また、誤字等のミスを避けるという観点から考えると「三丁日21番池」等と(OCR等が)入力しないとも限りませんので、「3-21」に統一したほうが校正が楽になります。また、二(2)とニ(に)は見た目で打ち間違いに気づかないので漢数字より算用数字を用いた方がより確実です。

②空白文字 / スペース

住所の中に空白文字は必要ありません。また一部企業サイトでは住所表記に「東京都千代田区神田錦町 3-21」等とスペースを挟んでいる場合があるので、リストに登録する場合はスペースを削除して表記ルールを揃えた方が可用性の高いデータとなります。

③ハイフンのような文字

企業名のところでも挙げましたが、ハイフン(のような文字)はいつも我々を悩ませます。企業名に新顔のハイフンが使われるケースはあまり多くありませんが、住所では、丁目・番地の区切り文字にそれなりの頻度で見かけます。住所で使われた場合も、環境により文字化けを起こす可能性があるため「-」等に変更すべきです。

4.電話番号

括弧 / ハイフン / 空白文字

電話番号の表記は 03-1234-5678 や、03(1234)5678 等と各社まちまちですが、企業サイトから情報を取得すると、03 - 1234 - 5678 や 03 (1234) 5678 等と空白文字が挟まれたものや、上記に挙げた「新顔のハイフン」が使われていたりと、群雄割拠の様相です。

これまでの事例と同様に表記の仕方は統一すべきで、新顔のハイフンはすべて置換する、空白文字は削除するという対応が無難です。

電話番号特有の問題としては、局番の区切り文字が「ハイフン」の場合と「括弧」の場合があることです。データ可用性の観点からどちらかに統一すべきですが、「ハイフン」が使われる場合の区切り文字は1種類、「括弧」場合は「(」と「)」で2種類になることから、「ハイフン」に統一するのが妥当です。

ただし、ごく一部の企業サイトでは (03)-1234-5678 のような表記をされている場合がある(誤記かもしれませんが)ので、単純に括弧をハイフンに置換するだけでは万全とは言えないので注意が必要です。

Ⅱ.ルール付けされたデータの登録・修正方法

次に、営業リストの社名、住所、電話番号を一定の表記ルールに基づいた形で登録・訂正するのに効率的な手順を考えてみます。

1.可能であればデータ格納時に実施

1社ずつ企業ページ等を調べてリストに格納する場合は、Webページから取得した文字列を表記ルールに基づき都度修正して追加する事が一番確実です。一見面倒そうですが慣れればさほど苦になりません。

それでも各項目に含まれる新顔のハイフンや半角スペースを全て捕捉するというのは非常に困難ですが、不適切な表記が少ないほど後の修正が楽になるのは間違いありません。

2.EXCELの活用

営業リストをEXCELデータにして社名や住所等の各列ごとに、空白文字の有無、新顔ハイフンの有無、等でフィルタをかけること等が有効です。事前に想定される不適切な記述パターンをまとめておいて、順次フィルタリングすることで問題のある個所の発見が効率化できます。

ただ、一つひとつ手作業でフィルタリングするのは面倒ではあるので、可能であればマクロにして一括で処理することも検討してみてください。

3.正規表現が使えるテキストエディタの利用

プログラミング言語等で使われる「正規表現」を用いて、社名等の列全体を検索して不適切な記述を見つけていくのも効率的です。正規表現による検索や置換が利用可能なテキストエディタを使用することにより、先にご紹介したEXCELを利用する手法より小回りが効いたり、手軽にできたりという場面も多いです。

Ⅲ.最後に

以上、使いやすい営業リストの作成にあたり気を付けておいた方がよい点や、リストデータの作り方について簡単にまとめてみました。

参考になる内容がありましたら是非活用してみてください。皆様の営業リスト作成業務にお役立ていただけるようでしたら幸いです。

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