2025-07-24

部長リストを成果につなげる電話営業 ― 受付で止まらないアプローチ術

BtoB 営業・マーケティング　コラム

電話営業を行う中で、「受付で止められてしまう」という壁に直面した経験を持つ方は少なくありません。せっかくリストを作り、ターゲットとなる企業に電話をかけても、なかなか目的の部長や担当者につなげてもらえない――この現実に、もどかしさを感じることも多いのではないでしょうか。

そんな中、「部長リスト」の存在は、受付突破の可能性を大きく広げてくれるものです。ただし、単に名前や役職がわかるだけでは、思うような成果につながらないこともあります。リストの持つ力を最大限に引き出し、電話営業の現場でしっかり成果を出していくためには、いくつかの工夫と視点が必要です。

本記事では、部長リストを活かした電話営業のポイントや、受付を突破するための具体的な対応策について解説します。現場でありがちな悩みやつまずきも含めながら、日々の営業活動にすぐに役立つ実践的なヒントをお伝えします。

受付突破という現実：なぜ「壁」になるのか

電話営業の現場では、受付の対応によって先へ進めなくなる場面がたびたび訪れます。相手企業に電話をかけ、要件を伝えたものの、「担当者は不在です」「ご用件をお伺いします」「外部の方からのご連絡はお取り次ぎできません」など、さまざまな理由で取り次いでもらえないことが珍しくありません。

この「受付の壁」は、営業担当者にとって避けて通れない現実です。特に、個人名や役職名を告げずに電話をかける場合、受付側も警戒心を持って対応することが多くなります。電話を受ける側としては、社内への不要な連絡や迷惑なセールスを未然に防ぐ役割を担っているため、簡単に取り次ぐわけにはいきません。これが、電話営業において受付が「壁」となる主な理由の一つです。

一方で、担当者の名前や役職が手元にある場合は状況が少し変わります。たとえば「○○部長をお願いします」と具体的に伝えることで、受付側も「誰宛ての用件なのか」をはっきりと認識できます。しかし、それでも必ずしも突破できるとは限りません。最近は、役職者に直接電話を取り次ぐこと自体を厳しく制限している企業も増えており、受付で止められてしまうケースも多いのが実情です。

受付対応は、企業の規模や組織風土、担当者の経験によっても異なりますが、共通しているのは「社内の情報や人を守る」ことを重視している点です。だからこそ、電話営業で受付を突破するには、相手の立場や心理を理解したうえで、丁寧に対応を進めることが欠かせません。担当者名がわかるリストを活用しつつも、受付という「壁」が生まれる背景をきちんと押さえておくことが、結果的に営業の成果につながる第一歩となります。

部長リストの強みと使い方の基本

受付でのハードルが高い電話営業の現場において、「部長リスト」は確かに頼もしい味方となります。ただし、部長リストがあれば必ず受付を突破できる、というわけではありません。実際のところ、名前や役職を伝えても、企業ごとのルールや受付担当者の対応によっては、なお取り次いでもらえないことも多々あります。それでもなお、部長リストを持つことには大きな意味があります。

その価値は、「具体的な相手を想定してアプローチできる」という点にあります。相手企業の組織構造や役職名が分かることで、営業の会話がより的確に、そして目的に沿ったものになります。たとえば「営業部長の○○様」と指名することで、受付の方も“この人宛ての電話である”と判断しやすくなり、取り次ぎの可能性が広がります。また、役職者に直接アプローチできることは、意思決定のスピード感にもつながります。

さらに、部長リストには「担当部署」や「役割」などの付加情報があるほど活用の幅が広がります。商品やサービスに合わせて、最も効果的と思われる部署や役職へ的を絞ってアプローチできるのは、単なる名簿ではなく“営業戦略の指針”としての役割を果たすからです。

ただし、リストの情報が古くなってしまえば、その価値は大きく下がります。担当者の異動や組織改編などがあった場合、情報の見直しや更新は不可欠です。日々の名刺交換や企業HPの確認など、地道な作業の積み重ねが、リストの鮮度を保つポイントになります。

部長リストは、電話営業において「誰に・どのように話すか」を明確にするための大切なツールです。ただ持っているだけでなく、背景や最新の動きにも意識を向けて、日々の営業活動にしっかりと役立てていきたいものです。

受付で問われる「伝え方」と対応の工夫

電話営業で受付を突破する難しさは、多くの営業担当者が痛感している現実です。部長名を伝えて、要件を簡潔に説明したからといって、そのまま部長につないでもらえることはごく稀で、何十件に一度というのが実際の肌感覚ではないでしょうか。現場では、受付を突破するコツやパターンを探りながら、日々試行錯誤を重ねている方がほとんどだと思います。

受付の方は、日々多くの営業電話に対応しています。そのため、どんなに礼儀正しく名乗っても、一般的な営業トークや通り一遍の依頼では、まず取り次いでもらえません。受付が本当に動くのは、「この話はうちにとって有益な内容かもしれない」と思わせるような説明をした時です。

たとえば、業界の最新ニュースや自社の経営方針、あるいは電話先企業の社長インタビューで語られていた経営課題に言及しながら、「御社の事業展開や現状の課題に関係するご提案です」「御社の利益や成長に貢献できる内容です」といった形で、単なる商品の紹介ではなく、“御社にメリットのある話”であることをストレートに伝えます。相手企業のことを調べているかどうかではなく、受付担当者に有益性を感じてもらえるかが重要です。

その際、受付や現場の担当者が「部長宛てに営業の電話が来ているが、内容によってはまず自分が話を聞いてみよう」と思ってもらえるような切り口で伝えるのもポイントです。実際、受付で「では一度、私が承ります」と現場担当者が電話に出てくるケースは少なくありません。たとえ部長に直接つながらなくても、その担当者との会話の中で具体的なニーズを引き出せたり、次の提案の糸口が見つかることもあります。

こうした流れを生み出すためには、電話口で“ただの売り込み”と思われないように意識することが大切です。営業担当者が本当に提案したいこと、相手企業に役立つと考えていることを、わかりやすく、率直に伝える姿勢が信頼につながります。

もちろん、それでも受付で断られることの方が圧倒的に多いのが現実です。強引に突破しようとしたり、何度も同じ説明を繰り返すよりも、その一件一件のやり取りの中から相手の反応や関心を探り、次回以降のアプローチや他の手段（郵便DMやメールなど）に活かす工夫も欠かせません。

受付対応は、現場の温度感を読み取り、相手の立場に寄り添う“情報戦”です。有益な提案だと受付や現場の担当者に感じてもらえるように説明や話し方を磨き続けることで、少しずつ受付の反応や返答にも変化が現れてきます。その積み重ねこそが、営業成果につながっていくのです。

リスト営業の成果を左右するアプローチ例

部長リストを活用した営業活動では、「リストをどう運用し、どんな工夫を重ねるか」が成果に大きな違いを生みます。ただ名前や役職があるだけで成果が出るわけではなく、実際の現場では“手の打ち方”やアプローチの組み合わせ方に工夫が求められます。

たとえば、電話営業だけで成果が見えにくい場合は、メールや郵便DMといった他の手段と連動させる方法が有効です。事前に郵便DMで担当者宛てに資料や案内を送り、その後に電話で「先日ご案内をお送りした○○の件で」と切り出すことで、相手の記憶や関心を引き出しやすくなります。また、電話では直接取り次いでもらえなくても、「郵便でご案内していますのでご確認ください」といったフォローの一言が、その後の反応につながる場合もあります。

リスト営業で成果につなげるためには、アプローチごとの反応をこまめに記録し、次の動きにつなげることも欠かせません。たとえば、「電話で断られたが郵便DMには目を通してもらえた」「受付で聞き置きになったが、その後折り返しがあった」といった細かな反応を蓄積し、営業リストに反映することで、徐々にアプローチの精度が高まります。こうした日々の積み重ねが、無駄打ちを減らし、実際に話が前に進む確率を上げていきます。

また、リストそのものの鮮度や正確さも成果を左右します。担当者の異動や部署の再編、企業の組織変更などがあれば、すぐに情報をアップデートしておくことが重要です。動きの早い業界ほど、リストの見直しや管理が成果の差に直結します。

部長リストは、電話営業の“起点”であり、そこから多面的なアプローチを重ねることで初めて効果を発揮します。アプローチの工夫と情報のメンテナンスを続けることで、リスト営業の可能性はさらに広がっていきます。

リスト活用の現場でよくある課題と対応

部長リストを営業現場で使い続けていると、日々さまざまな課題に直面します。リストそのものが有用な資産であっても、情報の運用や現場での扱い方次第で、その価値や成果に大きな差が生まれます。ここでは、よくある課題と、その対応について整理します。

まず最も多いのは、「情報が古くなってしまう」ことです。担当者が異動したり、役職が変わったり、組織再編で部署自体がなくなることも珍しくありません。古いリストを使い続けていると、せっかく電話をかけても「その者はもう在籍していません」「その部署はありません」といった返事が返ってくることになります。こうした場合、受付や現場の担当者とのやりとりの中で「新しいご担当者様はいらっしゃいますか」と丁寧に尋ね、自然な流れで新情報を得てリストをアップデートすることが大切です。また、日々の営業活動を通じて得られた断片的な情報も、こまめにリストへ反映していく習慣を持つことで、鮮度を保つことができます。

次に、「リストに載っていない新しい担当者が現れる」こともよくあります。企業によっては部署名や役職の名称が変更になったり、複数の部署が統合されることもあります。こうした場合は、受付や現場担当者との会話の中で、現状の組織体制や新しいキーパーソンについてヒントをもらう姿勢が有効です。最近では、企業のウェブサイトやニュースリリースなどもあわせてチェックし、情報の補完や裏付けに活用する方法も一般的になっています。

また、リスト運用の課題は「属人化」にも現れがちです。特定の営業担当者しか最新の情報を持っていない、リストの管理が個人任せになっている――こうした状況が続くと、情報の質や共有体制にムラが出てしまいます。社内でリストの管理方法を明確にし、日々の情報更新をチームで共有する仕組みづくりが、安定したリスト運用のポイントとなります。

部長リストは“使いっぱなし”にしないことが肝心です。日々の営業活動を通じてリストを育て直し続けることで、営業現場での実用性と成果が維持されます。課題に直面したときこそ、情報の更新や現場の声を反映させる柔軟な運用が大切です。